Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
Аналіз
стану обліково-статистичної роботи
у Млинівському районному суді Рівненської області
за 2017 рік
Планування роботи суду здійснюється по півріччях.
Плани роботи суду на І та ІІ півріччя 2017 року затверджені головою суду і містили заходи з питань діловодства та статистики, зокрема:
- здійснення аналізу роботи суду за 2016 рік та за І півріччя 2017 року;
- здійснення аналізу якості розгляду справ за 2016 рік та за І півріччя 2017 року;
- здійснення аналізу стану оперативності розгляду судових справ за 1 півріччя 2017 року;
- здійснення аналізу надсилання електронних копій судових рішень до ЄДРСР за 2016 рікта за 9 місяців 2017 року;
- підбиття підсумків щодо стану та якості звітів за І півріччя та ІІІ квартал 2017 року;
- здійснення аналізу стану передачі судових справ, розглянутих у 2016 році, до канцелярії суду;
- здійснення аналізу стану передачі судових справ, розглянутих у 2016 році, до архіву суду;
- проведення перевірки роботи по веденню первинного обліку документів та правильності внесення відомостей в обліково-статистичні картки на справи усіх категорій канцелярією суду, помічниками суддів та секретарями судового засідання суду та вжиття заходів до усунення виявлених недоліків;
- здійснення постійного контролю за станом обліково-статистичної роботи в суді;
- проведення семінарських занять з працівниками апарату суду.
Всі заплановані заходи виконані.
Контроль за виконанням піврічних планів суду було покладено на керівника апарату суду.
Відповідно до розподілу обов’язків між працівниками апарату суду відповідальною за ведення первинного обліку документів у суді є старший секретар суду Садовий М.В., а у разі його відсутності секретар суду Парфенюк С.М., які мають практичний досвід роботи, ознайомлені з нормативно-правовими актами і методичними матеріалами з діловодства у суді.
Контроль за дотриманням працівниками апарату суду виконавської дисципліни та вимог «Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді» щодо первинного обліку і ведення судової статистики здійснюється керівником апарату суду.
Складання звітності про стан здійснення судами правосуддя здійснюється керівником апарату суду.
Канцелярія суду діє відповідно до Положення про канцелярію суду (затверджене наказом керівника апарату суду від 10 лютого 2017 року № 7/А), яке встановлює єдині засади діяльності, завдання, обсяг посадових обов'язків та основні вимоги щодо їх виконання, права та відповідальність працівників канцелярії суду (служби діловодства) Млинівського районного суду Рівненської області.
Обліково-статистична робота у суді ведеться відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді; Положення про автоматизовану систему документообігу суду; Засад використання автоматизованої системи документообігу Млинівського районного суду Рівненської області, затверджених рішенням зборів суддів Млинівського районного суду Рівненської області від 31.08.2015 р. протокол № 9 (у редакції рішення зборів суддів Млинівського районного суду Рівненської області від 27.12.2016 р. № 8), Інструкції щодо подання та заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими судами судових справ та матеріалів; Інструкції щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, завданої злочином.
Реєстрація вхідної кореспонденції та опрацювання даних здійснювалося за допомогою комп’ютерної програми «Д-3».
Відповідальною за ведення первинного обліку справ та матеріалів у суді є старший секретар суду Садовий М.В., який має практичний досвід роботи, ознайомлений з нормативно-правовими актами і методичними матеріалами з діловодства у суді.
Контроль за дотриманням працівниками апарату суду виконавської дисципліни та вимог «Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді» щодо первинного обліку і ведення судової статистики здійснюється керівником апарату суду.
Так, впродовж 2017 року до суду надійшло 7511 документів, які зареєстровано в журналі реєстрації вхідної кореспонденції автоматизованої системи «Документообіг загальних місцевих судів». В програмі правильно зазначаються адресат від якого надійшов документ, дата та вихідний номер, короткий зміст документа, виконавець, а в подальшому в роздрукованому журналі виконавець розписується про дату отримання документа. На кожну судову справу заводиться ОСК до якої заносяться первинні відомості, що стосуються реєстрації провадження.
Реєстрація вхідної кореспонденції здійснюється шляхом внесення до АСДС інформації та даних, передбачених Положенням про АСДС та іншими нормативно-правовими актами у день надходження до суду.
Автоматичний розподіл справ здійснюється під час їх реєстрації, на підставі внесеної інформації до автоматизованої системи, відповідно до п.2.3.1. Положення про автоматизовану систему.
Після реєстрації, на протязі робочого дня, усі не процесуальні і процесуальні документи та судові справи, що надійшли до суду, передаються виконавцям під підпис у реєстрі.
Випадків порушень строків та порядку реєстрації справ не допущено.
Старший секретар суду щотижня інформує керівника апарату суду про стан виконання документів, що перебувають на контролі.
В суді на належному рівні ведеться архівна справа, яка полягає в підготовці номенклатури справ та їх формуванні.
Номенклатура являє собою систематизований перелік категорій справ та документів, що передаються до архіву у відповідності до вимог «Інструкції про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду», із зазначенням строків їх зберігання.
Номенклатура справ суду затверджена головою суду після схвалення експертною комісією суду та погодження експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву.
Підготовлені та оформлені судові справи, розглянуті у 2016 році, передані до архіву щороку відповідно до графіка, затвердженого керівником апарату суду. Справи передані до архіву за обліково-статистичними картками. В картці проставляється відмітка із зазначенням дати передавання та архівного номеру.
Справи та документи, термін зберігання яких закінчився, відбираються для знищення за рішенням експертної комісії. Відбір проводиться за обліково-статистичним картками. З відібраних для знищення справ для постійного зберігання вилучаються оригінали всіх ухвал, вироків, рішень. На оригіналах вироків, рішень, ухвал і постанов вказується реєстраційний номер відповідних справ, з яких вилучено оригінали.
В обліково-статистичній картці робиться відмітка про те, що справа знищена, зазначається дата складання акта.
Копії судових рішень видаються протягом 3-5 днів з дня надходження звернення або запиту про видачу таких документів. Про видачу судових рішень робляться відповідні записи у справах та реєструються в журналі видачі копій судових рішень. Видача справ для ознайомлення проводиться відповідно до вимог Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, в журналі видачі справ для ознайомлення робляться відповідні записи.
Для належного зберігання справ і документів в суді є окремі приміщення, які придатні для довготривалого зберігання документів. Приміщення обладнані стелажами. Двері закриваються на замок.
Відповідно до Закону України «Про судовий збір» при видачі вперше копій судових рішень секретарями судових засідань або ж іншим працівником суду в справі робиться відмітка про таку видачу з метою правильного та своєчасного стягнення судового збору за повторну видачу копій судових рішень. У 2017 року стягувався судовий збір за повторну видачу копій судових рішень. Квитанції про сплату судового збору підшивались до матеріалів судових справ та додатково відмічалось про повторну видачу копій судових рішень як в судовій справі, так і в журналі видачі копій судових рішень.
У відповідності до вимог Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, в Млинівському районному суді Рівненської області ведеться приймання, облік, зберігання та знищення речових доказів.
Приймання речових доказів здійснюється в канцелярії Млинівського райсуду при надходження справ з речовими доказами. Для обліку речових доказів в Млинівському райсуді, згідно номенклатури справ, заведений журнал обліку речових, кожний аркуш якого пронумерований, прошнурований і скріплений гербовою печаткою, а також підписом керівника апарату суду.
При реєстрації речових доказів у суді їм присвоюється номер, у якому вказуються дата надходження, найменування речового доказу, кількість, номер справи, до якої вони долучені, прізвище, ім'я, по батькові обвинуваченого.
Під час приймання справ, відповідно до додатків, перевіряється наявність речових доказів, цілісність упаковок, бірок, печаток та пояснювальних написів.
Наказом по Млинівському райсуду відповідальним за облік, зберігання та знищення речових доказів визначено судового розпорядника Леника С.М.
Речові докази в Млинівському райсуді зберігаються в спеціальному приміщенні, доступ до якого має голова суду, керівник апарату суду та відповідальна особа.
Після винесення судового рішення в журналі обліку речових доказів зазначаються його дата та прийняте судом рішення щодо речових доказів.
У разі набрання рішенням законної сили речові докази повертаються особам, від яких були одержані, або передаються особам, за якими суд визнав право на ці речові докази. У 2017 року по всіх кримінальних справах та справах про адміністративні правопорушення, які розглянуто, виконані рішення про повернення чи знищення речових доказів, про що зроблено відповідні записи в журналі обліку речових доказів.
Керівником апарату суду впродовж 2017 року відповідно до Інструкції про затвердження форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ і матеріалів та Інструкції щодо їх заповнення і подання, затвердженої наказом ДСА України від 05.06.2006 №55, наказу ДСА України «Про затвердження форм звітів щодо здійснення правосуддя місцевими та апеляційними судами» від 09.03.2017 №311, складалися статистичні звіти про роботу суду за відповідні звітні періоди за встановленими формами статистичної звітності.
Звіти направлялись в ТУ ДСА в Рівненській області шляхом їх передачі в автоматичному режимі за допомогою АСДС та з накладанням ЕЦП.
На адресу ТУ ДСА в Рівненській області за І та ІІІ квартал 2017 року направлені звіти за формами № 1-мзс, № 1-Л та № 10, інформацію про кількість сформованих карток на особу у кримінальних провадженнях, звіт щодо кількості надісланих рішень до адміністратора ЄДРСР, за перше півріччя 2017 року - статистичні звіти за формами №№1, 1-1, 2-Ц, 2-А, 1-мзс, 3, 4, 6, 7, 8, 1-Л, 10)
Всі звіти подавались до ТУ ДСА України в Рівненській області у визначені у листах про подання звітів строки.
Статистичні звіти за 2017 рік будуть подані до ТУ ДСА в Рівненській області у строки, що визначені у листі за № 02-1329/16 від 27.12.2017.
Найпоширенішою проблемою, що виникає при складанні звітів, що впливало на їх якість складання, були неточності та відсутність усіх даних в обліково-статистичних картках, а також несвоєчасне внесення даних в ОСК. Зазначені недоліки усувались негайно після виявлення недоліків керівником апарату та його заступником в порядку контролю за веденням ОСК, та після виявлення недоліків ТУ ДСА недоліків у звітах, які надсилались до ТУ ДСА в електронній формі для перевірки.
Протягом звітного періоду проводилася робота щодо аналізу результатів здійснення судочинства та даних судової статистики. Крім цього, працівники апарату залучалися і до роботи щодо узагальнення судової практики.
Щомісячно виконувалася робота щодо надання статистичної інформації до Апеляційного суду Рівненської області про застосування судом окремих норм Кримінального процесуального кодексу України. Кожного місяця надавалися відомості до ТУ ДСА України в Рівненській області про проведення відеоконференцзв´язку під час досудового розслідування та судового провадження та щодо кількості надісланих текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень та надісланих SMS-повідомлень учасникам процесу.
Відповідно до вимог діючого законодавства у суді функціонує автоматизована система документообігу суду.
У звітному періоді функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи документообігу Млинівського районного суду Рівненської області були визначені відповідно до наказу керівника апарату суду від 26 травня 2015 року №11/А (втратив чинність) та наказу від 14 квітня 2017 № 21/А.
Доступ до автоматизованої системи документообігу Млинівського районного суду Рівненської області наданий користувачам відповідно до наказу керівника апарату суду від 26 травня 2015 року №11/А (втратив чинність) та наказу від 14 квітня 2017 року № 22/А, згідно прав, визначених Функціональними обов’язками, правами користувачів автоматизованої системи документообігу Млинівського районного суду Рівненської області.
У випадках кадрових змін, що тягнуть за собою зміни у правах та обов’язках користувача АСДС, керівником апарату суду видаються накази, якими приводяться у відповідність функціональні обов’язки працівника апарату суду до їх прав та обов’язків, як користувачів АСДС.
Покращення програмного та технічного забезпечення суду є необхідною умовою ведення обліково – статистичної роботи на належному рівні.
При складанні та передаванні звітів до ТУ ДСА України в Рівненській області у суді використовується автоматичне їх формування та передавання за допомогою комп’ютерної програми «Д-3».
Ведення первинного обліку вхідної кореспонденції, реєстрації судових справ (цивільних, кримінальних, адміністративних справ та справ про адміністративні правопорушення) покладено на страшого секретаря суду.
Секретарі судового засідання, помічники суду, старший секретар та секретар суду у всіх ОСК на судові справи що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, справи про адміністративні правопорушення, вносять відомості відповідно до своїх функціональних обов’язків.
Заповнення карток первинного обліку старшим секретарем суду та ОСК помічниками судді і секретарями судового засідання особливих зауважень не викликає.
Зазначені в картках реквізити в основному заповнюються в повному обсязі. Записи відповідають матеріалам справи та звітним даним.
В окремих випадках під час перевірки ОСК, яка здійснюється керівником апарату суду та заступником керівника апарату суду при передачі справи до канцелярії, при формуванні звітів та періодично при побудові звітів із застосуванням функції «Перевірити ОСК», виявляються незначні недоліки при внесенні відомостей до ОСК, що полягали у допущенні неточностей та відсутності усіх даних в обліково-статистичних картках, а також несвоєчасне внесення даних в ОСК, зокрема інформації про причини та факти відкладення розгляду матеріалів кримінального провадження. Зазначені недоліки доводяться до відома осіб, які відповідають за внесення цих відомостей, та усуваються негайно.
Робота з картками на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальні провадження, ведеться у відповідності до вимог Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, затвердженої Наказом Державної судової адміністрації України від 05.12.2013, № 169, яка набрала чинності з 01 січня 2014 року. У 2017 року проблем щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальне провадження, не виникало.
Обов’язок по заповненню карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто матеріали кримінального провадження покладено на помічників суддів. Картки заповнюються в повному обсязі, всі пункти відповідають дійсності.
Проведення семінарських занять є складовою системи підвищення кваліфікації державних службовців. Метою семінарських занять є оновлення та розвиток умінь і знань, необхідних для ефективного вирішення завдань професійної діяльності, вивчення позитивного досвіду.
Навчання працівників апарату суду у звітному періоді здійснювалось відповідно до плану навчання працівників апарату Млинівського районного суду Рівненської області на І та ІІ півріччя 2017 року, які затверджені керівником апарату суду.
З метою вдосконалення професійних навичок працівників апарату темами для вивчення були методичні рекомендації щодо заповнення інформації про сплату судового збору у обліково-статистичних картках КП «Д-3»; інструкція щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, затверджена наказом Державної судової адміністрації України від 05.12.2013 № 169; положення про автоматизовану систему документообігу суду, затверджене Рішенням Ради суддів України від 02.04.2015 № 25 та погоджене наказом Державної судової адміністрації України від 2 квітня 2015 року № 45, інструкція про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затверджена наказом Державної судової адміністрації України від 15 грудня 2011 року № 168, наказ ДСАУ №21 від 17.02.2005 року (Інструкція щодо заповнення картки обліку сум шкоди, завданої злочином); інструкція з підготовки та надсилання, приймання та обробки, оприлюднення та зберігання електронних копій судових рішень в Єдиному державному реєстрі судових рішень, затверджена наказом Державної судової адміністрації України від 16 січня 2017 року № 9; положення про Єдиний державний реєстр осіб, які вчинили корупційні правопорушення, затверджене наказом Державної судової адміністрації України від 11.01.2012 № 39/5; інструкція з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затверджена наказом Державної судової адміністрації України від 17.12.2013 №173, Закон України «Про судовий збір».
Також проводилось вивчення наказів, інструкцій методичних рекомендацій, які надійшли з ДСА України, ТУ ДСА України в Рівненській області у навчальному періоді та інформування працівників суду про зміни в чинному законодавстві.
Всі працівники апарату суду зареєстровані на сайті професійної мережі «Феміда». Впродовж 2017 року чотири працівники апарату суду пройшли навчальні індивідуальний навчальний практикум по роботі з програмами звукозапису судових засідань «Оберіг» та «Камертон».
- які рішення приймались на нарадах, конкретні заходи, терміни та результати їх виконання;
- чи вносились подання про притягнення до дисциплінарної відповідальності винних осіб, результати їх розгляду.
Обговорення (на оперативних нарадах, навчаннях) стану обліково-статистичної роботи, результати.
Відповідно до плану роботи суду на І та ІІ півріччя 2017 року впродовж зазначеного періоду здійснено такі заходи.
1) 24 лютого 2017 року проведено збори суддів за участю працівників апарату суду (протокол №3) на яких розглянуті такі питання:
Зборами суддів по даних питаннях були прийняті відповідні рішення.
2) Проведені перевірки стану обліково-статистичної роботи в суді.
Перевірка правильності, достовірності та своєчасності заповнення первинних обліково-статистичних карток та карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальні справи та вироки по яких набрали законної сили, у звітному періоді здійснювалась постійно при передачі справи до канцелярії, при формуванні звітів та при контрольній побудові звітів із застосуванням функції «Перевірити ОСК». Щотижнево інформація про недоліки по внесенню даних до АСДС в електронному вигляді надсилалися на ПК кожному користувачу для їх усунення.
- У лютому 2017 року проведено перевірку роботи працівників апарату Млинівського районного суду Рівненської області щодо своєчасності, повноти та достовірності внесення даних до автоматизованої системи документообігу суду за 12 місяців 2016 року (довідка від 06 лютого 2017 року)
- У квітні 2017 року здійснено аналіз стану оперативності розгляду судових справ за І квартал 2017 року (аналіз від 28 квітня 2017 року).
- У квітні 2017 року проведено перевірку роботи працівників апарату Млинівського районного суду Рівненської області щодо повноти та своєчасності направлення до ЄДРСР копій судових рішень та відомостей про ДНЗС за 2016 рік та за 1 квартал 2017 року (довідка від 28.04.2017).
- У зв’язку із затвердженням функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи документообігу Млинівського районного суду Рівненської області (наказ від 14 квітня 2017 № 21/А) дане питання було розглянуто на оперативній нараді 14 квітня 2017 року «Про дотримання вимог законодавства в процесі функціонування автоматизованої системи документообігу суду».
-У листопаді 2017 року проведено перевірку роботи працівників апарату Млинівського районного суду Рівненської області щодо повноти та своєчасності направлення до ЄДРСР копій судових рішень та відомостей про ДНЗС за 9 місяців 2017 року (довідка від 15.11.2017).
- У грудні 2017 року за результатами перевірки роботи працівників апарату Млинівського районного суду Рівненської області щодо своєчасності, повноти та достовірності внесення даних до автоматизованої системи документообігу суду за 2017 рік суду складано довідку від 29 грудня 2017 року № 183/17.
- У грудні 2017 року за результатами перевірки роботи канцелярії Млинівського районного суду Рівненської області щодо своєчасності, повноти та достовірності внесення даних до автоматизованої системи документообігу суду складано довідку від 29 грудня 2017 року № 185/17.
За результатами перевірок виявлені недоліки усувались негайно в робочому порядку.
3) Проведення оперативних нарад:
- 02 лютого 2017 року проведено оперативну нараду з працівниками аппарату суду на якій розглянуті питання:
1.1. Про стан обліково-статистичної роботи у Млинівському районному суді Рівненської області у 2016 році.
1.2. Про стан дотримання Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 17.12.2013 №173, в частині формування, оформлення судових справ та своєчасної їх здачі до канцелярії суду.
1.3. Про стан інформаційного наповнення веб-сайту веб-порталу «Судова влада України» (протокол №1).
- 04 квітня 2017 року проведено оперативну нараду з працівниками аппарату суду «Про стан підготовки до звітів за І квартал 2017 року» (протокол №4).
- 21 квітня 2017 року проведено оперативну нараду з працівниками аппарату суду «Про забезпечення обліку участі присяжних під час виконання ними обов’язків у суді» (протокол №7).
- 03 травня 2017 року проведено оперативну нараду з працівниками аппарату суду «Про стан надсилання до ЄДРСР електронних копій судових рішень» (протокол №8).
- 15 вересня 2017 року проведено спільну оперативну нараду суддів з працівниками аппарату суду «Про дотримання інструкції з діловодства та вимог ЦПК України в частині направлення до апеляційного суду матеріалів справи» (протокол №9).
- 02 жовтня 2017 року проведено спільну оперативну нараду суддів з працівниками аппарату суду «Про стан та якість підготовки звітів за І півріччя 2017 року» (протокол №11).
- 16 листопада 2017 року проведено спільну оперативну нараду суддів з працівниками аппарату суду «Про стан надсилання до ЄДРСР електронних копій судових рішень та відомостей про ДНЗС» (протокол №15).
- 27 грудня 2017 року проведено оперативну нараду з працівниками аппарату суду на якій розглянуті питання:
(протокол №18).
На оперативних нарадах приймались рішення спрямовані на забезпечення виконання завдань, що були предметом розгляду.
У зв’язку з відсутністю недоліків, що містять у діях працівнитків апарату дисциплінарного проступку, подання про притягнення до дисциплінарної відповідальності працівників апарату суду, не вносились.
В цілому стан обліково-статистичної роботи суду знаходиться на належному рівні та здійснюється з дотриманням вимог Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом ДСА України № 173 від 17.12.2013 р.
Виявлені недоліки усуваються в робочому порядку.
Пропозиції щодо поліпшення стану обліково-статистичної роботи.
4.1. Неухильно дотримуватись вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого Рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 N 30 (у редакції рішення Ради суддів України від 02 квітня 2015 року № 25), Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 17.12.2013 №173.
4.2. Підвищувати рівень професійної компетентності шляхом самонавчання та навчання з використанням сайту професійної мережі «Феміда».
4.3. Проводити перевірку ОСК на наявність помилок після внесення даних до АСДС з використанням функції «Перевірка».
03 січня 2018 року
Голова Млинівського районного
суду Рівненської області П.В. Феськов
Виконавець:
керівник апарату суду М.І.Шевчук
телефон /факс/: (03659)-65407
електронна пошта: inbox@ml.rv.court.gov.ua
вих.№ 02/5-05/1/2018
_03_03.png)
