Аналіз
стану обліково-статистичної роботи
у Млинівському районному суді Рівненської області
за 2014 рік
1. Планування роботи суду з питань діловодства та статистики, стан виконання планів роботи.
Планування роботи суду здійснюється по півріччях.
План роботи суду на І та ІІ півріччя 2014 року був затверджений головою суду і містив заходи з питань діловодства та статистики. Всі заплановані заходи виконані.
Контроль за виконанням піврічних планів суду покладається на керівника апарату суду.
2. Розподіл обов’язків між працівниками апарату суду щодо здійснення первинного обліку документів і складання звітності про стан здійснення судами правосуддя.
Відповідно до розподілу обов’язків між працівниками апарату суду відповідальною за ведення первинного обліку документів у суді є старший секретар суду Пуцак Д.В., а у разі її відсутності секретар суду Парфенюк С.М., які мають практичний досвід роботи, ознайомлені з нормативно-правовими актами і методичними матеріалами з діловодства у суді.
Контроль за дотриманням працівниками апарату суду виконавської дисципліни та вимог «Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді» щодо первинного обліку і ведення судової статистики здійснюється керівником апарату суду.
Складання звітності про стан здійснення судами правосуддя здійснюється керівником апарату суду.
3. Організаційні питання роботи канцелярій суду (дотримання термінів та якість заповнення документів первинного обліку в електронному та паперовому вигляді, складання номенклатур, формування справ, ведення архіву, порядок обліку речових доказів та ін.).
Обліково-статистична робота у суді ведеться відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді; Положення про автоматизовану систему документообігу суду; Інструкції щодо подання та заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими судами судових справ та матеріалів; Інструкції щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, завданої злочином.
Реєстрація вхідної кореспонденції та опрацювання даних здійснювалося за допомогою комп’ютерної програми «Д-3».
Відповідальною за ведення первинного обліку справ та матеріалів у суді є старший секретар суду Пуцак Д.В., яка має практичний досвід роботи, ознайомлена з нормативно-правовими актами і методичними матеріалами з діловодства у суді.
Контроль за дотриманням працівниками апарату суду виконавської дисципліни та вимог «Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді» щодо первинного обліку і ведення судової статистики здійснюється керівником апарату суду.
Так, з січня по червень 2014 року до суду надійшло 3026 документів, які зареєстровано в журналі реєстрації вхідної кореспонденції автоматизованої системи «Документообіг загальних місцевих судів». В програмі правильно зазначаються адресат від якого надійшов документ, дата та вихідний номер, короткий зміст документа, виконавець, а в подальшому в роздрукованому журналі виконавець розписується про дату отримання документа. На кожну судову справу заводиться ОСК до якої заносяться первинні відомості, що стосуються реєстрації провадження.
Реєстрація вхідної кореспонденції здійснюється шляхом внесення до АСДС інформації та даних, передбачених Положенням про АСДС та іншими нормативно-правовими актами у день надходження до суду.
Після реєстрації, на протязі робочого дня, усі не процесуальні і роцесуальні документи та судові справи, що надійшли до суду, передаються виконавцям під підпис у реєстрі.
Випадків порушень строків та порядку реєстрації справ не допущено.
Старший секретар суду щотижня інформує керівника апарату суду про стан виконання документів, що перебувають на контролі.
В суді на належному рівні ведеться архівна справа, яка полягає в підготовці номенклатури справ та їх формуванні.
Номенклатура являє собою систематизований перелік категорій справ та документів, що передаються до архіву у відповідності до вимог «Інструкції про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду», із зазначенням строків їх зберігання.
Номенклатура справ суду затверджена головою суду після схвалення експертною комісією суду та погодження експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву.
Підготовлені та оформлені справи, а також наряди передаються канцелярією суду до архіву щороку, не пізніше 1 квітня. Справи передаються до архіву за обліково-статистичними картками. В картці проставляється відмітка із зазначенням дати передавання та архівним номером.
Справи та документи, термін зберігання яких закінчився, відбираються для знищення за рішенням експертної комісії. Відбір проводиться за обліково-статистичним картками. З відібраних для знищення справ для постійного зберігання вилучаються оригінали всіх ухвал, вироків, рішень. На оригіналах вироків, рішень, ухвал і постанов вказується реєстраційний номер відповідних справ, з яких вилучено оригінали.
В обліково-статистичній картці робиться відмітка про те, що справа знищена, зазначається дата складання акта.
Копії судових рішень видаються протягом 3-5 днів з дня надходження звернення або запиту про видачу таких документів. Про видачу судових рішень робляться відповідні записи у справах та реєструються в журналі видачі копій судових рішень. Видача справ для ознайомлення проводиться відповідно до вимог Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, в журналі видачі справ для ознайомлення робляться відповідні записи.
Для належного зберігання справ і документів в суді є окремі приміщення, які придатні для довготривалого зберігання документів. Приміщення обладнані стелажами. Двері закриваються на замок. Проте в приміщеннях архіву відсутня будь-яка сигналізація.
З набранням чинності Закону України «Про судовий збір», при видачі вперше копій судових рішень, секретарями судових засідань або ж іншим працівником суду в справі робиться відмітка про таку видачу з метою правильного та своєчасного стягнення судового збору за повторну видачу копій судових рішень. У 2014 році стягувався судовий збір за повторну видачу копій судових рішень. Квитанції про сплату судового збору підшивались до матеріалів судових справ та додатково відмічалось про повторну видачу копій судових рішень як в судовій справі, так і в журналі видачі копій судових рішень.
У відповідності до вимог Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, в Млинівському районному суді Рівненської області ведеться приймання, облік, зберігання та знищення речових доказів.
Приймання речових доказів здійснюється в канцелярії Млинівського райсуду при надходження справ з речовими доказами. Для обліку речових доказів в Млинівському райсуді, згідно номенклатури справ, заведений журнал обліку речових, кожний аркуш якого пронумерований, прошнурований і скріплений гербовою печаткою, а також підписом голови суду.
При реєстрації речових доказів у суді їм присвоюється номер, у якому вказуються дата надходження, найменування речового доказу, кількість, номер справи, до якої вони долучені, прізвище, ім'я, по батькові обвинуваченого.
Під час приймання справ, відповідно до додатків, перевіряється наявність речових доказів, цілісність упаковок, бірок, печаток та пояснювальних написів.
Наказом по Млинівському райсуду відповідальним за облік, зберігання та знищення речових доказів визначено судового розпорядника Леника С.М.
Речові докази в Млинівському райсуді зберігаються в спеціальному приміщенні, доступ до якого має голова суду, керівник апарату суду та відповідальна особа.
Після винесення судового рішення в журналі обліку речових доказів зазначаються його дата та прийняте судом рішення щодо речових доказів.
У разі набрання рішенням законної сили речові докази повертаються особам, від яких були одержані, або передаються особам, за якими суд визнав право на ці речові докази. У 2014 році по всіх кримінальних справах та справах про адміністративні правопорушення, які розглянуто, виконані рішення про повернення чи знищення речових доказів, про що зроблено відповідні записи в журналі обліку речових доказів.
4. Ведення судової статистики: порядок складання та подання звітів, якість та дотримання термінів.
Керівником апарату суду впродовж 2014 року відповідно до Інструкції про затвердження форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ і матеріалів та Інструкції щодо їх заповнення і подання, затвердженої наказом ДСА України від05.06.2006 №55, складалися статистичні звітипро роботусуду за відповідні звітні періоди за встановленими формами статистичної звітності. Зазначені звіти направлялись на адресу ТУ ДСА в Рівненській області за півріччя та рік ( ф.ф. №1, 2-Ц, 2-А, 3, 4, 1-ОП, 1-1-ОП, 1-Л, 6, 7, 8, 10 ), щокварталу за ф.№1-ОП, ф.1-1-ОП, ф.№1-Л та звіт форми щодо кількості надісланих рішень до адміністратора ЄДРСР. Крім цього складались звіти ф.ф. №1-АМ та 2-ВД. Всі звіти подавались до ТУ ДСА в Рівненській області у визначені у запитах про виконання строки.
Найпоширенішою проблемою, що виникає при складанні звітів, що впливало на їх якість складання, були неточності та відсутність усіх даних в обліково-статистичних картках. Зазначені недоліки усувались негайно після виявлення ТУ ДСА недоліків у звітах, які надсилались до ТУ ДСА в електронній формі для перевірки.
Протягом звітного періоду проводилася робота щодо аналізу результатів здійснення судочинства та даних судової статистики. Крім цього, працівники апарату залучалися і до роботи щодо узагальнення судової практики.
Щомісячно виконувалася робота щодо надання статистичної інформації до Апеляційного суду Рівненської області про застосування судом окремих норм Кримінального процесуального кодексу України. Кожного місяця надавалися відомості до ТУ ДСА України в Рівненській області про проведення відеоконференцзв´язку під час досудового розслідування та судового провадження та щодо кількості надісланих текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень та надісланих SMS-повідомлень учасникам процесу.
5. Використання в судах програмно-технологічних засобів обробки та формування звітів (звіти формуються: автоматично чи в ручному режимі). Повнота та своєчасність заповнення в АСДС карток первинного обліку справ та матеріалів. Проблемні питання, які виникали у судів при роботі з автоматизованою системою документообігу суду, шляхи їх вирішення.
Відповідно до вимог діючого законодавства у суді функціонує автоматизована система документообігу суду. Кожному працівнику апарату суду відповідно до його функціональних обов’язків було надано право доступу до автоматизованої системи документообігу. Покращення програмного та технічного забезпечення суду є необхідною умовою ведення обліково – статистичної роботи на належному рівні.
При складанні звітів у суді використовується автоматичне їх формування за допомогою комп’ютерної програми «Д-3».
Ведення первинного обліку вхідної кореспонденції, реєстрації судових справ (цивільних, кримінальних, адміністративних справ та справ про адміністративні правопорушення) покладено на страшого секретаря суду.
Секретарі судового засідання та помічники суду у всіх ОСК на судові справи що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, справи про адміністративні правопорушення, вносять відомості відповідно до своїх функціональних обов’язків.
Заповнення карток первинного обліку старшим секретарем суду та ОСК помічниками судді і секретарями судового засідання особливих зауважень не викликає.
Зазначені в картках реквізити в основному заповнюються в повному обсязі. Записи відповідають матеріалам справи та звітним даним.
В окремих випадках під час перевірки ОСК, яка здійснюється керівником апарату суду та заступником апарату суду при передачі справи до канцелярії, при формуванні звітів та періодично при побудові звітів із застосуванням функції «Перевірити ОСК», виявляються незначні недоліки при внесенні відомостей до ОСК, що полягали у невнесенні окремих відомостей. Зазначені недоліки доводяться до відома осіб, які відповідають за внесення цих відомостей, та усуваються негайно.
Одним із недоліків, на якому необхідно зупинитись, є не дотримання в повній мірі Порядку надсилання інформації про осіб у кримінальних провадженнях та електронних копій судових рішень щодо осіб, які вчинили кримінальні правопорушення, що затверджений наказом Державної судової адміністрації України від 01.06.2013 №73.
Відповідно до Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень, затвердженогопостановою Кабінету Міністрів Українивід 25 травня 2006р. №740 електроннікопіїсудовихрішеньнадсилаються відповідальною особою апарату суду не пізніше дня, що настає після ухвалення(постановлення)судовогорішення.
Електронні копії судових рішень, що підлягають негайному виконанню, надсилаються адміністраторові Реєстру відповідальною особою апарату суду відразу після їх
ухвалення (постановлення). У передбаченихпроцесуальнимзаконодавствомвипадках електронні копії судових рішень надсилаються адміністраторові Реєстру в день складення
повного судового рішення.
Контроль за надсиланням судами електронних копій судових рішеньадміністраторові Реєстру здійснює голова відповідного судуабоособа, що тимчасово виконує його обов'язки та несе персональнувідповідальність, встановлену законодавством.
Разом з тим у 2014 році на кінець звітного періоду до ЄДРСР підлягав до надсилання 1481 документ. З них не надіслано до ЄДРСР 49 документів, що складає 3,3%.
Робота з картками на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальні провадження, ведеться у відповідності до вимог Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, затвердженої Наказом Державної судової адміністрації України від 05.12.2013, № 169, яка набрала чинності з 01 січня 2014 року. В першому півріччі 2014 року виникали певні труднощі щодо заповнення окремих пунктів картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальне провадження у зв’язку з несвоєчасним оновленням форми даної картки.
Обов’язок по заповненню карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто матеріали кримінального провадження покладено на помічників суддів. Карткизаповнюються в повному обсязі, всі пункти відповідають дійсності.
Відповідно до наказу керівника апарату суду від 12 січня 2011 року №1/А «Про визначення функціональних обов”язківта надання прав доступу працівникам апарату суду, як користувачам автоматизованої системи документообігу» визначені функціональні обов’язки працівників апарату суду щодо внесення відомосте й до ОСК. Однак ці функціональні обов’язки носять загнальних характер та не визначають конкретизації дій користувачів АСДС. Це є одним із проблемних питань, які виникали у судів при роботі з автоматизованою системою документообігу суду. На вирішення цієї проблеми керівнику апарату суду необхідно видати новий наказ «Про визначення функціональних обов'язків, прав користувачів автоматизованої системи,надання та позбавлення права доступу до неїпрацівникам апарату суду».
6. Проведення навчань у апараті суду для спеціалістів з питань діловодства та судової статистики. Участь спеціалістів з судової статистики у семінарах, відеоконференціях з питань судової статистики.
Проведення семінарських занять є складовою системи підвищення кваліфікації державних службовців. Метою семінарських занять є оновлення та розвиток умінь і знань, необхідних для ефективного вирішення завдань професійної діяльності, вивчення позитивного досвіду.
З метою вдосконалення професійних навичок працівників апарату по мірі необхідності проводились навчання на яких обговорювались різноманітні питання діяльності суду, вивчаються зміни до нормативно – правових актів, що регулюють роботу суду, закони України «Про державну службу», «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації», «Про засади запобігання і протидії корупції», процесуальне законодавство та інше. Особлива увага на навчаннях приділялася вивченню та закріпленню знань нової Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, яка набрала чинності з 1 січня 2014 року.
Керівник апарату суду, заступник керівника апарату суду та старший секретар суду двічі приймали участь у відеоконференціях з питань судової статистики, що проводились ТУ ДСА України в Рівненській області.
Недоліком у навчанні працівників апарату суду є відсутність розробленого плану проведення навчань та визначення обсягу нормативно-правових документів, що підлягають обов’язковому вивченню .
7. Реалізація матеріалів перевірок з питань діловодства та судової статистики (оперативні наради тощо):
- які рішення приймались на нарадах, конкретні заходи, терміни та результати їх виконання;
- чи вносились подання про притягнення до дисциплінарної відповідальності винних осіб, результати їх розгляду.
Обговорення (на оперативних нарадах, навчаннях) стану обліково-статистичної роботи, результати.
Відповідно до плану роботи суду на І та ІІ півріччя 2014 року керівником апарату суду були проведені перевірки стану обліково-статистичної роботи в суді.
Так, 11 березня 2014 року проведено перевірку організації роботи канцелярії по веденню первинного та статистичного обліку про що складено довідку.
18 вересня 2014 року проведено перевірку організації роботи канцелярії суду по веденню первинного обліку документів про що складено довідку.
Результати перевірки організації роботи канцелярії суду по веденню первинного обліку документів від 18.09.2014 розглянуті зборах суддів з участю працівників апарату суду 08.10.2014.
В зв’язку з відсутністю суттєвих недоліків конкретні заходи щодо ведення первинного обліку документів не планувались.
Стан ведення первинного обліку цивільних, кримінальних, адміністративних справ та справ про адміністративні правопорушення; правильність заповнення ОСК та карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальні справи та вироки по яких набрали законної сили, перевіряються під час перевірки ОСК, яка здійснюється керіваником апарату суду та заступником апарату суду при передачі справи до канцелярії, при формуванні звітів та періодично при побудові звітів із застосуванням функції «Перевірити ОСК».
Виявлені недоліки доводяться до відома осіб, які відповідають за внесення відповідних, та усуваються негайно.
8. Висновок про стан обліково-статистичної роботи в цілому (недоліки та позитивні сторони), пропозиції щодо її поліпшення, бачення шляхів вирішення існуючих проблем.
В цілому стан обліково-статистичної роботи суду знаходиться на належному рівні та здійснюється з дотриманням вимог Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом ДСА України № 173 від 17.12.2013 р.
Виявлені недоліки усуваються в робочому порядку.
Пропозиції щодо поліпшення стану обліково-статистичної роботи.
1. Керівнику апарату суду необхідно видати новий наказ «Про визначення функціональних обов'язків, прав користувачів автоматизованої системи,надання та позбавлення права доступу до неїпрацівникам апарату суду».
2. Відповідно до плану роботи суду на перше півріччя 2015 рокупровести перевірки роботи по веденню первинного обліку документів та правильності внесення відомостей в обліково-статистичні картки на справи усіх категорій канцелярією суду, помічниками суддів та секретарями судового засідання суду.
3. Керівнику апарату суду Шевчуку М.І. тримати на постійному контролістан обліково-статистичної роботи в суді.
4. Керівнику апарату скласти план проведення навчань працівників апарату суду до якого включити вивчення нормативно-правових документів, що регламентують діяльність з обліково-статистичної роботи.
06 січня 2015 року
Голова Млинівського районного
суду Рівненської області П.В.Феськов
Виконавець:
керівник апарату суду М.І.Шевчук
телефон /факс/: (03659)-65407
електронна пошта: inbox@ml.rv.court.gov.ua
вих.№01-19/27/15
_03_03.png)
