Аналіз
стану обліково-статистичної роботи
у Млинівському районному суді Рівненської області
за 2015 рік
1. Планування роботи суду з питань діловодства та статистики, стан виконання планів роботи.
Планування роботи суду здійснюється по півріччях.
Плани роботи суду на І та ІІ півріччя 2015 року були затверджені головою суду і містив заходи з питань діловодства та статистики, зокрема, проведення аналізу якості розгляду справ; аналізу надсилання електронних копій судових рішень до ЄДРСР; проведення перевірки роботи по веденню первинного обліку документів та правильності внесення відомостей в обліково-статистичні картки на справи усіх категорій канцелярією суду, помічниками суддів та секретарями судового засідання суду; вжиття заходів до усунення виявлених недоліків; здійснення постійного контролю за станом обліково-статистичної роботи в суді; проведення перевірки роботи по зверненню вироків та рішень до виконання, видачі виконавчих листів відповідно до Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ та Положення про автоматизовану систему документообігу суду; проведення семінарських занять з працівниками апарату суду. Всі заплановані заходи виконані.
Контроль за виконанням піврічного плану суду було покладено на керівника апарату суду.
2. Розподіл обов’язків між працівниками апарату суду щодо здійснення первинного обліку документів і складання звітності про стан здійснення судами правосуддя.
Відповідно до розподілу обов’язків між працівниками апарату суду відповідальною за ведення первинного обліку документів у суді є старший секретар суду Пуцак Д.В., а у разі її відсутності секретар суду Парфенюк С.М., які мають практичний досвід роботи, ознайомлені з нормативно-правовими актами і методичними матеріалами з діловодства у суді.
Контроль за дотриманням працівниками апарату суду виконавської дисципліни та вимог «Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді» щодо первинного обліку і ведення судової статистики здійснюється керівником апарату суду.
Складання звітності про стан здійснення судами правосуддя здійснюється керівником апарату суду.
3. Організаційні питання роботи канцелярій суду (дотримання термінів та якість заповнення документів первинного обліку в електронному та паперовому вигляді, складання номенклатур, формування справ, ведення архіву, порядок обліку речових доказів та ін.).
Обліково-статистична робота у суді ведеться відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді; Положення про автоматизовану систему документообігу суду; Засад використання автоматизованої системи документообігу Млинівського районного суду Рівненської області, затверджених рішенням зборів суддів Млинівського районного суду Рівненської області від 31.08. 2015 № 9, Інструкції щодо подання та заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими судами судових справ та матеріалів; Інструкції щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, завданої злочином.
Реєстрація вхідної кореспонденції та опрацювання даних здійснювалося за допомогою комп’ютерної програми «Д-3».
Відповідальною за ведення первинного обліку справ та матеріалів у суді є старший секретар суду Пуцак Д.В., яка має практичний досвід роботи, ознайомлена з нормативно-правовими актами і методичними матеріалами з діловодства у суді.
Контроль за дотриманням працівниками апарату суду виконавської дисципліни та вимог «Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді» щодо первинного обліку і ведення судової статистики здійснюється керівником апарату суду.
Так, впродовж 2015 року до суду надійшло 5781 документів, які зареєстровано в журналі реєстрації вхідної кореспонденції автоматизованої системи «Документообіг загальних місцевих судів». В програмі правильно зазначаються адресат від якого надійшов документ, дата та вихідний номер, короткий зміст документа, виконавець, а в подальшому в роздрукованому журналі виконавець розписується про дату отримання документа. На кожну судову справу заводиться ОСК до якої заносяться первинні відомості, що стосуються реєстрації провадження.
Реєстрація вхідної кореспонденції здійснюється шляхом внесення до АСДС інформації та даних, передбачених Положенням про АСДС та іншими нормативно-правовими актами у день надходження до суду.
Автоматичний розподіл справ здійснюється під час їх реєстрації, на підставі внесеної інформації до автоматизованої системи, відповідно до п.2.3.1. Положення про автоматизовану систему.
Після реєстрації, на протязі робочого дня, усі не процесуальні і процесуальні документи та судові справи, що надійшли до суду, передаються виконавцям під підпис у реєстрі.
Випадків порушень строків та порядку реєстрації справ не допущено.
Старший секретар суду щотижня інформує керівника апарату суду про стан виконання документів, що перебувають на контролі.
В суді на належному рівні ведеться архівна справа, яка полягає в підготовці номенклатури справ та їх формуванні.
Номенклатура являє собою систематизований перелік категорій справ та документів, що передаються до архіву у відповідності до вимог «Інструкції про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду», із зазначенням строків їх зберігання.
Номенклатура справ суду затверджена головою суду після схвалення експертною комісією суду та погодження експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву.
Підготовлені та оформлені справи, а також наряди передаються канцелярією суду до архіву щороку, не пізніше 1 квітня. Справи передаються до архіву за обліково-статистичними картками. В картці проставляється відмітка із зазначенням дати передавання та архівним номером.
Справи та документи, термін зберігання яких закінчився, відбираються для знищення за рішенням експертної комісії. Відбір проводиться за обліково-статистичним картками. З відібраних для знищення справ для постійного зберігання вилучаються оригінали всіх ухвал, вироків, рішень. На оригіналах вироків, рішень, ухвал і постанов вказується реєстраційний номер відповідних справ, з яких вилучено оригінали.
В обліково-статистичній картці робиться відмітка про те, що справа знищена, зазначається дата складання акта.
Копії судових рішень видаються протягом 3-5 днів з дня надходження звернення або запиту про видачу таких документів. Про видачу судових рішень робляться відповідні записи у справах та реєструються в журналі видачі копій судових рішень. Видача справ для ознайомлення проводиться відповідно до вимог Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, в журналі видачі справ для ознайомлення робляться відповідні записи.
Для належного зберігання справ і документів в суді є окремі приміщення, які придатні для довготривалого зберігання документів. Приміщення обладнані стелажами. Двері закриваються на замок. Проте в приміщеннях архіву відсутня будь-яка сигналізація.
З набранням чинності Закону України «Про судовий збір», при видачі вперше копій судових рішень, секретарями судових засідань або ж іншим працівником суду в справі робиться відмітка про таку видачу з метою правильного та своєчасного стягнення судового збору за повторну видачу копій судових рішень. Впродовж 2015 року стягувався судовий збір за повторну видачу копій судових рішень. Квитанції про сплату судового збору підшивались до матеріалів судових справ та додатково відмічалось про повторну видачу копій судових рішень як в судовій справі, так і в журналі видачі копій судових рішень.
У відповідності до вимог Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, в Млинівському районному суді Рівненської області ведеться приймання, облік, зберігання та знищення речових доказів.
Приймання речових доказів здійснюється в канцелярії Млинівського райсуду при надходження справ з речовими доказами. Для обліку речових доказів в Млинівському райсуді, згідно номенклатури справ, заведений журнал обліку речових, кожний аркуш якого пронумерований, прошнурований і скріплений гербовою печаткою, а також підписом голови суду.
При реєстрації речових доказів у суді їм присвоюється номер, у якому вказуються дата надходження, найменування речового доказу, кількість, номер справи, до якої вони долучені, прізвище, ім'я, по батькові обвинуваченого.
Під час приймання справ, відповідно до додатків, перевіряється наявність речових доказів, цілісність упаковок, бірок, печаток та пояснювальних написів.
Наказом по Млинівському райсуду відповідальним за облік, зберігання та знищення речових доказів визначено судового розпорядника Леника С.М.
Речові докази в Млинівському райсуді зберігаються в спеціальному приміщенні, доступ до якого має голова суду, керівник апарату суду та відповідальна особа.
Після винесення судового рішення в журналі обліку речових доказів зазначаються його дата та прийняте судом рішення щодо речових доказів.
У разі набрання рішенням законної сили речові докази повертаються особам, від яких були одержані, або передаються особам, за якими суд визнав право на ці речові докази. Впродовж 2015 року по всіх кримінальних справах та справах про адміністративні правопорушення, які розглянуто, виконані рішення про повернення чи знищення речових доказів, про що зроблено відповідні записи в журналі обліку речових доказів.
4. Ведення судової статистики: порядок складання та подання звітів, якість та дотримання термінів.
Керівником апарату суду впродовж першого півріччя 2015 року відповідно до Інструкції про затвердження форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ і матеріалів та Інструкції щодо їх заповнення і подання, затвердженої наказом ДСА України від 05.06.2006 №55, складалися статистичні звіти про роботу суду за відповідні звітні періоди за встановленими формами статистичної звітності. Зазначені звіти направлялись на адресу ТУ ДСА в Рівненській області, зокрема, за перший та третій квартал 2015 року направлені ф.ф. 1-1-ОП, 1-Л, 10, звіт щодо кількості надісланих рішень до адміністратора ЄДРСР, інформацію про кількість сформованих карток, матеріали кримінальних проваджень яких надіслані до апеляційних судів, за перше півріччя - ф.ф. № 1, 1-1, 2-Ц, 2-А, 3, 4, 1-1-ОП, 1-Л, 6, 7, 8, 10, звіт щодо кількості надісланих рішень до адміністратора ЄДРСР, інформацію про кількість сформованих карток, матеріали кримінальних проваджень яких надіслані до апеляційних судів. Крім цього складались звіти ф. № 2-ВМ за періоди з 05.09.2015 по 15.11.2015 та з 05.09.2015 по 15.12.2015.
Всі звіти подавались до ТУ ДСА в Рівненській області у визначені у запитах про виконання строки.
Статистичні звіти за 2015 рік за ф.ф. № 1, 1-1, 2-Ц, 2-А, 3, 4, 6, 7, 8, 1-1-ОП, 1-Л, 10 будуть подані до ТУ ДСА в Рівненській області у строки, що визначені у листі щодо подання звітів за № 02-2268/15 від 28.12.2015.
Проблем у 2015 році при складанні звітів не виникало. Траплялися поодинокі недоліки, що впливали на їх якість складання звітів у вигляді неточностей та відсутності усіх даних в обліково-статистичних картках, а також несвоєчасного внесення даних в ОСК. Зазначені недоліки усувались негайно після виявлення ТУ ДСА недоліків у звітах, які надсилались до ТУ ДСА в електронній формі для перевірки. Разом з тим слід відмітити, що впродовж 2015 року якість заповнення ОСК на судові справи значно покращилась в порівнянні з аналогічним періодом 2014 року.
Впродовж звітного періоду проводилась робота щодо аналізу результатів здійснення судочинства та даних судової статистики. Крім цього, працівники апарату залучалися і до роботи щодо узагальнення судової практики.
Щомісячно виконувалася робота щодо надання статистичної інформації до Апеляційного суду Рівненської області про застосування судом окремих норм Кримінального процесуального кодексу України. Кожного місяця надавалися відомості до ТУ ДСА України в Рівненській області про проведення відеоконференцзв´язку під час досудового розслідування та судового провадження та щодо кількості надісланих текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень та надісланих SMS-повідомлень учасникам процесу.
5. Використання в судах програмно-технологічних засобів обробки та формування звітів (звіти формуються: автоматично чи в ручному режимі). Повнота та своєчасність заповнення в АСДС карток первинного обліку справ та матеріалів. Проблемні питання, які виникали у судів при роботі з автоматизованою системою документообігу суду, шляхи їх вирішення.
Відповідно до вимог діючого законодавства у суді функціонує автоматизована система документообігу суду.
Керівником апарату суду видано наказ №11/А від 26 травня 2015 року «Про визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї» відповідно до якого працівникам апарату суду надано право доступу до автоматизованої системи документообігу, визначені права та обов’язки відповідно до їх функціональних обов’язків.
Покращення програмного та технічного забезпечення суду є необхідною умовою ведення обліково – статистичної роботи на належному рівні.
При складанні звітів у суді використовується автоматичне їх формування за допомогою комп’ютерної програми «Д-3».
Ведення первинного обліку вхідної кореспонденції, реєстрації судових справ (цивільних, кримінальних, адміністративних справ та справ про адміністративні правопорушення) покладено на страшого секретаря суду.
Секретарі судового засідання, помічники суду та секретар суду у всіх ОСК на судові справи що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, справи про адміністративні правопорушення, вносять відомості відповідно до своїх функціональних обов’язків.
Заповнення карток первинного обліку старшим секретарем суду та ОСК помічниками судді і секретарями судового засідання особливих зауважень не викликає.
Зазначені в картках реквізити в основному заповнюються в повному обсязі. Записи відповідають матеріалам справи та звітним даним.
В окремих випадках під час перевірки ОСК, яка здійснюється керівником апарату суду при передачі справи до канцелярії, при формуванні звітів та періодично при побудові звітів із застосуванням функції «Перевірити ОСК», виявляються незначні недоліки при внесенні відомостей до ОСК, що полягали у допущенні неточностей та відсутності усіх даних в обліково-статистичних картках, а також несвоєчасне внесення даних в ОСК, зокрема інформації про причини та факти відкладення розгляду матеріалів кримінального провадження. Зазначені недоліки доводяться до відома осіб, які відповідають за внесення цих відомостей, та усуваються негайно.
Робота з картками на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальні провадження, ведеться у відповідності до вимог Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, затвердженої Наказом Державної судової адміністрації України від 05.12.2013, № 169, яка набрала чинності з 01 січня 2014 року. В першому півріччі 2015 року труднощів щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальне провадження, не виникало.
Обов’язок по заповненню карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто матеріали кримінального провадження покладено на помічників суддів. Картки заповнюються в повному обсязі, всі пункти відповідають дійсності.
6. Проведення навчань у апараті суду для спеціалістів з питань діловодства та судової статистики. Участь спеціалістів з судової статистики у семінарах, відеоконференціях з питань судової статистики.
Проведення семінарських занять є складовою системи підвищення кваліфікації державних службовців. Метою семінарських занять є оновлення та розвиток умінь і знань, необхідних для ефективного вирішення завдань професійної діяльності, вивчення позитивного досвіду.
Навчання працівників апарату суду у звітному періоді здійснювалось відповідно до планів навчання працівників апарату Млинівського районного суду Рівненської області на І та ІІ півріччя 2015 року, які затверджені керівником апарату суду.
З метою вдосконалення професійних навичок працівників апарату темами для вивчення були Положення «Про автоматизовану систему документообігу суду» затверджене рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 р. (із змінами, затвердженими рішенням Ради суддів України від 06.11.2014 №51); Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затверджене Рішенням Ради суддів України від 02.04.2015 № 25 та погоджене наказом Державної судової адміністрації України від 2 квітня 2015 року № 45; Інструкція про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затверджена наказом Державної судової адміністрації України від 15 грудня 2011 року № 168; Порядок надсилання інформації про осіб у кримінальних провадженнях та електронних копій судових рішень щодо осіб, які вчинили кримінальні правопорушення, затверджений наказом Державної судової адміністрації України від 01.06.2013 №73; Інструкція щодо заповнення картки обліку сум шкоди, завданої злочином, затверджена наказом ДСА України від 17.02.2005 року № 21; Інструкція щодо заповнення форми звітності № 1-1-ОП "Звіт про оперативність розгляду місцевими загальними судами матеріалів кримінального провадження", затверджена наказом ДСА України №8 від 19.01.2015р.; Інструкція з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затверджена наказом Державної судової адміністрації України від 17.12.2013 №173; вивчення Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо сплати судового збору» № 484-VIII від 22.05.2015; вивчення порядку звернення до виконання судових рішень, ведення обліково-статистичних карток в програмі ДЗС, формування в автоматизованій системі виконавчого документа; Інструкція щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, затверджена наказом Державної судової адміністрації України від 05.12.2013 № 169.
Також проводилось вивчення наказів, інструкцій методичних рекомендацій, які надійшли з ДСА України, ТУ ДСА України в Рівненській області у навчальному періоді та інформування працівників суду про зміни в чинному законодавстві.
Всі працівники апарату суду зареєстровані на сайті професійної мережі «Феміда».
7. Реалізація матеріалів перевірок з питань діловодства та судової статистики (оперативні наради тощо):
- які рішення приймались на нарадах, конкретні заходи, терміни та результати їх виконання;
- чи вносились подання про притягнення до дисциплінарної відповідальності винних осіб, результати їх розгляду.
Обговорення (на оперативних нарадах, навчаннях) стану обліково-статистичної роботи, результати.
Відповідно до планів роботи суду на І та ІІ півріччя 2015 року керівником апарату суду були проведені перевірки стану обліково-статистичної роботи в суді.
Перевірка правильності, достовірності та своєчасності заповнення первинних обліково-статистичних карток та карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальні справи та вироки по яких набрали законної сили, у звітному періоді здійснювалась постійно при передачі справи до канцелярії, при формуванні звітів та при контрольній побудові звітів із застосуванням функції «Перевірити ОСК». Щотижнево інформація про недоліки по внесенню даних до АСДС в електронному вигляді надсилалися на ПК кожному користувачу для їх усунення.
01 квітня 2015 року проведено перевірку роботи працівників апарату Млинівського районного суду Рівненської області щодо своєчасності, повноти та достовірності внесення даних до автоматизованої системи документообігу суду за 3 місяці 2015 року про що складено довідку.
Результати перевірки розглянуті 04 квітня 2015 року на оперативній нараді з працівниками апарату суду Млинівського районного суду Рівненської області «Про стан роботи по веденню первинного обліку документів працівниками апарату суду» (протокол № 4).
Відповідно до рішення оперативної наради працівники апарату суду були зобов’язані до 06.04.2015 усунути виявлені недоліки та дотримуватись вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду та Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 17.12.2013 №173.
17 квітня 2015 року проведено перевірку організації роботи канцелярії суду по веденню первинного обліку документів про що складено довідку.
28 травня 2015 року за результатами вивчення 28 травня 2015 року робочою групою ТУ ДСА України в Рівненській області стану організаційної роботи апарату Млинівського районного суду Рівненської області проведено перевірку роботи працівників апарату Млинівського районного суду Рівненської областіщодо своєчасності та правильності введення даних до програми автоматизованого документообігу загальних судів КП «Д-3» про що складено довідку.
Результати перевірки розглянуті 29 травня 2015 року на оперативній нараді з працівниками апарату суду Млинівського районного суду Рівненської області «Про стан роботи по веденню первинного обліку документів працівниками апарату суду» (протокол № 7).
Відповідно до рішення оперативної наради секретарям судового засідання Козацькій І.В. та Драган Л.М., помічнику судді Кучер Б.І. вказано на недопустимість допущення подібних недоліків та зобов’язано дотримуватись вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду та Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 17.12.2013 №173.
28 травня 2015 року проведено перевірку роботи працівників апарату Млинівського районного суду Рівненської області щодо своєчасності направлення до ЄДРСР копій судових рішень станом на 27 травня 2015 року про що складено довідку.
15 червня 2015 року на зборах суддів за участю керівника апарату суду проведено збори по питанню виконання п.3 ст.14 Прикінцевих та перехідних положень Закону України «Про забезпечення права на справедливий суд» від 12.02.2015 № 192-VIII (протокол №5).
19 червня 2015 року зазначене питання розглянуто на оперативній нараді з працівниками апарату суду Млинівського районного суду Рівненської області (протокол № 9).
17 липня 2015 року проведено перевірку роботи працівників апарату Млинівського районного суду Рівненської області щодо своєчасності, повноти та достовірності внесення даних до автоматизованої системи документообігу суду за 6 місяців 2015 року про що складено відповідну довідку.
Результати перевірки розглянуті 24 липня 2015 року на оперативній нараді з працівниками апарату суду Млинівського районного суду Рівненської області «Про стан роботи по веденню первинного обліку документів працівниками апарату суду» (протокол № 11).
Крім цього, перевірки роботи працівників апарату Млинівського районного суду Рівненської області щодо своєчасності, повноти та достовірності внесення даних до автоматизованої системи документообігу суду проведені 28 жовтня та 29 грудня 2015 року про що складені відповідні довідки.
В зв’язку з відсутністю суттєвих недоліків конкретні заходи щодо ведення первинного обліку документів не планувались.
8. Висновок про стан обліково-статистичної роботи в цілому (недоліки та позитивні сторони), пропозиції щодо її поліпшення, бачення шляхів вирішення існуючих проблем.
В цілому стан обліково-статистичної роботи суду знаходиться на належному рівні та здійснюється з дотриманням вимог Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом ДСА України № 173 від 17.12.2013 р.
Виявлені недоліки усуваються в робочому порядку.
Пропозиції щодо поліпшення стану обліково-статистичної роботи.
1. Відповідно до плану роботи суду на перше півріччя 2016 року керівнику апарату суду провести перевірки роботи по веденню первинного обліку документів та правильності внесення відомостей в обліково-статистичні картки на справи усіх категорій канцелярією суду, помічниками суддів та секретарями судового засідання суду.
2. Керівнику апарату суду Шевчуку М.І. тримати на постійному контролі стан обліково-статистичної роботи в суді.
3. Керівнику апарату проводити навчання працівників апарату суду відповідно до плану навчання на 1 півріччя 2016 року.
05 січня 2016 року
Голова Млинівського районного
суду Рівненської області П.В. Феськов
Виконавець:
керівник апарату суду М.І.Шевчук
телефон /факс/: (03659)-65407
електронна пошта: inbox@ml.rv.court.gov.ua
вих.№ 02/5-05/1/2016
_03_03.png)
